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泰安大型巡展会议策划的基本概念

泰安大型巡展会议策划的基本概念 策划又称“策略方案”和“战术计划”,是指人们为了达成某种特定的目标,根据现实情况和已经掌握的相关信息,借助*定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、设计、制作策划方案的过程。 策划包含宏观与微观两个过程:**,策略方案的思考;*二,计划编制。策略方案思考是为达到某种特定的目的,所采用的方法论的思考与设计。计划编制是指按照已经确定的方法论,编制具体行动计划的过程。 日本策划家和田创认为:策划师通过实践活动获取*加有效果的智慧,这是*种智慧创造行为。 好的会议策划,*要对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;二要在某些方面有突破、有新意、有创意。 会议策划分为宏观和微观两种,宏观的会议策划是指对会议策略方案的思考。微观的会议策划是指某个会议召开之前,会议的主办者或是承办者根据会议目标,对*个具体会议的形式、规模、参会人员、时间、地点、会场布置、会议议题和议程、会务工作机构的成立与分工、会议的财务预算等方面,做出构想和设计,形成系统、完整的会议活动方案。 宏观的会议策划和微观的会议策划的关系是:宏观为微观提供方向指导;微观为宏观提供执行支撑。它们都是会议活动的前期准备阶段。当总体构想完成,有了开始的“创意”之后,*应该有细化的会议策划活动方案了,以保证会议活动的开展。 二、会议策划的作用 策划具有点石成金的功用。“凡事预则立,不预则废。”在开展会议活动前,必须进行*局的谋划。在会议策划过程中,主办者要对会议的预期效果,自身的主、客观条件进行分析,明确努力的方向和目标;要对各种有利因素加以组合运用,对各种不利因素进行回避和克服;要拟订*整套会议行动方案。*个目标清晰、任务明确、计划周密的会议策划方案是会议成功的前提。由于策划对各种有利因素、有利资源进行了优化组合,可以使这些因素、资源发挥*佳效用。会议策划的作用主要表现在以下几个方面: (1)为会议提供指南与纲领。 (2)为会议提供新观念、新思路、新方法。 (3)推动会议管理创新。 三、进行会议策划 1.会议策划的流程 根据会议策划流程图(见图2—1—1)可以看出,会议策划是*个循环的过程,是*个双向沟通的过程,是*个不断完善的过程。策划永远有瑕疵,但它本身是*个追求完美的过程。 (1)明确会议目标。 会议的目标是会议举办者所期望的成果,是会议所要完成的具体任务。明确会议目标*是要解决为什么开会这个*基本的问题。只有目标清晰、任务明确,会议才能发挥应有的作用。正确的会议目标应该具备以下条件: 1)必须明确具体,而且可以测量。 含糊笼统的目标很难作为行动的指南。例如某公司*因为感到该公司成本过高,决定开会研讨降低成本的办法和措施。如果将会议目标确定为“探讨如何降低成本”,则该目标肯定难以为与会者提供行动的指南,因为这个目标没有具体地指出成本要达到多少,以及在多长的时间内达到。如果将会议目标修改为“探讨如何在本年度将成本降低50%”,则上述缺点将不复存在。 2)必须切合实际。 目标太高,脱离实际,人们*会失去实现它的信心,即使形成决议,也是*张白纸,不会对本组织的发展有任何实质性的帮助。目标太低,人们*会失去努力的兴趣。因此,会议目标不但应具有挑战性,而且也应有被实现的可能性。 3)必须以书面方式列出。 用书面方式列出会议目标的好处是:①有助于澄清目标的内涵;②书面形式较正规,易引起与会者的重视;③当目标较多时,容易理清各目标间的关系。 4)所表明的必须是“应实现什么”,而非“应做什么”。 “应做什么”是以*者为本位,而“应实现什么”则是以成果为本位。以*者为本位的目标,远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被定为“向员工宣传新的请假程序”时,会议负责人可能只会照本宣科*番而草草了事;但若会议目标被定为“让员工了解新的请假程序”,则会议负责人将不能不关心员工对新的请假程序是否已真正了解。 (2)开展调研,收集信息。 1)收集信息的范围: ①与会议有关的法规性信息,包括政策、法规、规章制度等,使会议策划符合法律要求。 ②本组织内外相关的有利信息,尽量利用各种资源,使会议策划达到效益*大化。 ③本组织内外相关的不利信息,尽量避免各种潜在的威胁。 ④相关方面的各种建议,提高策划的民主性、科学性。 2)收集信息的注意事项: ①围绕目标收集信息,增*针对性。 ②制定收集计划,增*计划性。 ③坚持群众性、广泛性、深入性原则。 ④要将质量与数量相结合。 ⑤对信息进行筛选。 (3)分析信息。 1)分析信息的具体步骤: ①优势分析:分析可利用的资源、有利的条件,找出优势。 ②劣势分析:分析欠缺的条件,看清劣势,发现潜在的风险。 ③预测分析:预测可能出现的情况。 2)分析要求: ①应具有远见与预见性。 ②应具有很*的针对性。 (4)设计方案。 设计方案至少要有两种以上,以便进行综合比较,择优选用。*份合格的策划方案至少应该包括以下内容: 1)制定方案的依据。 2)要达到的目标。 3)现有的主客观条件。 4)实现目标的途径、方法。 5)可能出现的问题及解决方法。 (5)比较论证,选择方案。 应运用合理的标准和科学的方法选择方案。 1)合理标准三原则: ①*局性。这是选择方案的根本原则,也是*要标准。 ②可行性。运用这项原则进行方案选优,能够处理好整体与局部的关系。 ③效益性。离开了效益,策划*毫无价值,所以这*点也是不可忽视的重要标准。 2)科学的方法: ①比较法。即寻找两个或者多个方案之间的异同点,比较它们与目标的契合程度。 ②情节推演法。情节推演法是根据*整套情节假设来推演未来*些可能状况的方法。 为了保证选择方案的正确与合理,需要注意几点:*是要对所拟订的方案进行客观的评估;二是要有明确的选择标准(*般将活动目标作为标准);三是要民主决策。 (6)追踪实施,反馈修改。 任何方案在正式实施前,不可避免带有*定的主观性和局限性,这种特性使策划方案有可能偏离目标或出现失误。为了保证方案的实施,应*追踪评估反馈信息,尤其要重视不同的意见、批评的声音,对策划方案进行适当的修正。2.会议策划方案的具体内容 会议策划内容至少包括下列八项:**,确定会议的目标与主题;*二,确定会议的形式;*三,确定会议的规模;*四,确定与会人员;*五,会议场地的布置;*六,议程的制定;*七,会议通知的派发;*八,开会前的*后审查。

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